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Como redesenhei processos manuais e aumentei a autonomia da equipe administrativa.
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de redução no tempo operacional
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de redução no trabalho administrativo
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das presenças registradas digitalmente
A Escola de Música CLM é uma instituição com forte impacto social, oferecendo formação musical gratuita em um programa estruturado de três anos. Com mais de 160 alunos ativos e uma equipe composta por professores e coordenação, a operação dependia fortemente de processos manuais, planilhas e documentos físicos.
Apesar da qualidade pedagógica, a gestão enfrentava limitações operacionais que comprometiam eficiência, organização e escalabilidade.
Esse projeto surgiu da necessidade de transformar a operação da escola em um sistema digital centralizado, mantendo simplicidade para usuários com diferentes níveis de familiaridade tecnológica.
O público-alvo da CLM para o MVP possui 2 segmentos importantes:
Professores
Os professores precisam de agilidade e simplicidade para registrar informações sem interferir na rotina de aula.
Coordenação
A secretaria que organizar a gestão escolar e busca uma melhor organização e eficiência no dia a dia administrativo
O objetivo principal era reduzir a complexidade operacional da escola:
Melhorar a comunicação interna
Reduzir a dependência de comunicações informais ao concentrar informações relevantes dentro do sistema, tornando o fluxo entre secretaria, professores e coordenação mais claro e eficiente.
Digitalizar presença e registros
Substituir o controle manual por um fluxo digital simples, permitindo que professores registrem presença em até 15 segundos, aumentando a consistência e reduzindo atrasos.
Centralizar dados acadêmicos e administrativos
Reunir todas as informações da escola em um único lugar, eliminando a dispersão entre planilhas, papéis e ferramentas paralelas, garantindo acesso rápido e confiável aos dados.
Preparar a escola para crescimento
Criar uma base estruturada que permite escalar a operação da escola com mais controle, menos retrabalho e maior capacidade de tomada de decisão baseada em dados.
Antes do sistema, o controle de presença era feito por meio de planilhas, com atualizações inconsistentes e atrasos que podiam chegar a semanas, gerando retrabalho constante para a secretaria e baixa confiabilidade nos dados.
O registro de presença passou a ser feito de forma simples e intuitiva, permitindo que professores realizem a chamada em poucos segundos em média, até 15 segundos por turma.
Essa mudança reduziu o tempo operacional e trouxe mais autonomia para os professores e maior controle e visibilidade para a gestão da escola.
Desde o início do projeto, identifiquei a necessidade de criar uma fundação sólida que permitisse evoluir o produto com consistência, evitando retrabalho e decisões isoladas a cada nova tela.
Durante o desenvolvimento, foram planejados testes de usabilidade com diferentes perfis (secretaria e professores) para validar a simplicidade dos fluxos e a eficiência das interações.
As hipóteses que foram testadas:
Professores
Professores conseguem registrar presença em pelo menos 20 segundos.
Coordenação
Secretaria reduz tempo de conferência.
Ambos
Os usuários entendem o fluxo sem treinamento.
Status atual do projeto
O projeto está atualmente em fase de prototipação e validação com usuários reais. Estou conduzindo testes de usabilidade com a equipe da escola para identificar fricções, validar hipóteses e ajustar os fluxos antes da implementação do MVP.
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