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Como redesenhei processos manuais e aumentei a autonomia da equipe administrativa.
90%
de redução no tempo operacional
80%
de redução no trabalho administrativo
80%
das presenças registradas digitalmente
A Escola de Música CLM é uma instituição com forte impacto social, oferecendo formação musical gratuita em um programa estruturado de três anos. Com mais de 160 alunos ativos e uma equipe composta por professores e coordenação, a operação dependia fortemente de processos manuais, planilhas e documentos físicos.
Apesar da qualidade pedagógica, a gestão enfrentava limitações operacionais que comprometiam eficiência, organização e escalabilidade.
Esse projeto surgiu da necessidade de transformar a operação da escola em um sistema digital centralizado, mantendo simplicidade para usuários com diferentes níveis de familiaridade tecnológica.
O público-alvo da CLM para o MVP possui 2 segmentos importantes:
Professores
Os professores precisam de agilidade e simplicidade para registrar informações sem interferir na rotina de aula.
Coordenação
A secretaria que organizar a gestão escolar e busca uma melhor organização e eficiência no dia a dia administrativo
O objetivo principal era reduzir a complexidade operacional da escola:
Melhorar a comunicação interna
Reduzir a dependência de comunicações informais ao concentrar informações relevantes dentro do sistema, tornando o fluxo entre secretaria, professores e coordenação mais claro e eficiente.
Digitalizar presença e registros
Substituir o controle manual por um fluxo digital simples, permitindo que professores registrem presença em até 15 segundos, aumentando a consistência e reduzindo atrasos.
Centralizar dados acadêmicos e administrativos
Reunir todas as informações da escola em um único lugar, eliminando a dispersão entre planilhas, papéis e ferramentas paralelas, garantindo acesso rápido e confiável aos dados.
Preparar a escola para crescimento
Criar uma base estruturada que permite escalar a operação da escola com mais controle, menos retrabalho e maior capacidade de tomada de decisão baseada em dados.
Antes do sistema, o controle de presença era feito por meio de planilhas, com atualizações inconsistentes e atrasos que podiam chegar a semanas, gerando retrabalho constante para a secretaria e baixa confiabilidade nos dados.
O registro de presença passou a ser feito de forma simples e intuitiva, permitindo que professores realizem a chamada em poucos segundos em média, até 15 segundos por turma.
Essa mudança reduziu o tempo operacional e trouxe mais autonomia para os professores e maior controle e visibilidade para a gestão da escola.
A página de alunos foi projetada como o ponto central de acesso a todas as informações relevantes de cada estudante. Ela têm uma visão completa do histórico acadêmico e administrativo, reunindo dados pessoais, documentos, frequência e registros no mesmo lugar.
O principal objetivo dessa tela foi reduzir o tempo de busca por informações e eliminar a fragmentação de dados.
Um dos principais gargalos identificados no processo da secretaria era o cadastro manual de alunos a partir de fichas físicas e documentos impressos. Além de consumir tempo, esse processo aumentava o risco de erros de digitação, inconsistências e retrabalho operacional.
Para resolver esse problema, propus a implementação de um fluxo de digitalização assistida por OCR (Optical Character Recognition), permitindo extrair automaticamente informações de documentos e formulários enviados pela escola.
Desde o início do projeto, identifiquei a necessidade de criar uma fundação sólida que permitisse evoluir o produto com consistência, evitando retrabalho e decisões isoladas a cada nova tela.
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Durante o desenvolvimento, foram planejados testes de usabilidade com diferentes perfis (secretaria e professores) para validar a simplicidade dos fluxos e a eficiência das interações.
As hipóteses que foram testadas:
Professores
Professores conseguem registrar a presença sem qualquer atrito ou dificuldades.
Coordenação
Secretaria reduz tempo de conferência.
Ambos
Os usuários entendem o fluxo sem treinamento.
Ao longo do projeto, utilizei ferramentas de inteligência artificial como suporte estratégico para acelerar etapas de descoberta, documentação, prototipação e desenvolvimento, mantendo refinamento, validação e decisões finais conduzidas manualmente por mim.
A IA foi utilizada como uma extensão do processo de trabalho, auxiliando na organização de informações, exploração de soluções e aumento de produtividade durante diferentes fases do produto.
ChatGPT
Documentação e Estruturação
Design System
Storybook
Ideação & prototipação
Figma Make
Front-End
Codex
Com as possibilidades que a IA trouxe para o processo, também explorei experimentações visuais e estruturais durante o projeto. Uma delas foi a criação de um modo light/dark integrado ao sistema, utilizando variáveis e tokens definidos desde o início do design system.
Essa estrutura permitiu adaptar rapidamente diferentes temas e cenários visuais sem comprometer consistência, escalabilidade ou manutenção da interface.
Status atual do projeto
O projeto está atualmente em fase de prototipação e validação com usuários reais. Estou conduzindo testes de usabilidade com a equipe da escola para identificar fricções, validar hipóteses e ajustar os fluxos antes da implementação do MVP.
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