Testando fluxos no sistema de gestão escolar
Testando fluxos importantes no sistema de gestão escolar e aplicando melhorias.
Durante o desenvolvimento do sistema, conduzi testes de usabilidade com o objetivo de validar se os fluxos propostos eram realmente simples, rápidos e intuitivos para os principais perfis da escola.
O foco era entender se o sistema, na prática, conseguiria substituir processos manuais já enraizados no dia a dia da equipe. O teste foi realizado com 5 pessoas, 3 professores e 3 secretárias.
Os testes foram estruturados com base nos fluxos mais críticos do produto:
Cadastro de alunos (manual e via digitalização)
Registro de presença pelos professores
Acesso ao histórico de presença e anexo de documentos
Outros dados importantes para ser utilizados como métricas são os Heatmaps ou Mapas de Calor, onde podemos verificar em qual área da tela os usuários estão clicando mais, assim conseguimos verificar se botões, formulários, informações importantes estão passando despercebidas ou não.
Os testes foram estruturados com base nos fluxos mais críticos do produto:
Testes moderados com usuários reais da escola
Execução de tarefas guiadas (cenários reais)
Observação de comportamento, dúvidas e tempo de execução
Coleta de feedback qualitativo ao final e observação de Mapas de calor
Validar se o fluxo de registro de presença permite que professores registrem presença de forma rápida, simples e consistente, reduzindo esquecimentos e retrabalho da secretaria.
Também busquei entender se a secretaria consegue interpretar e agir sobre os dados de ausência com facilidade, incluindo a adição de justificativas e atualização de status.
Acessar a turma
O professor deve acessar a turma em que ele leciona.
Registrar presença
Registrar a presença de todos os alunos da turma. Alguns alunos estão presentes e outros ausentes (o moderador do teste falar quais estão presentes e quais estão ausentes, inclusive os que possuem alguma observação para ser adicionada).
Adicionar observação
O professor deve adicionar observação aos alunos ausentes com ou sem justificativas de faltas.
Revisão da chamada
O professor revisa a chamada realizada e verifica se está tudo correto antes de finalizar.
Vídeo de um professor testando o fluxo
Tempo de duração
Uma média de 4 minutos de duração por professor.
Compreensão visual do fluxo
A compreensão visual do fluxo está ótima, os botões estão claros e não há dúvida quanto as informações apresentadas.
Dúvidas e hesitações
Alguns professores tiveram hesitação sobre como não marcar presença para um aluno, outros já não tiveram problema e seguiram o fluxo direto.
Resultados
Os testes demonstraram que o fluxo de presença conseguiu atingir seu principal objetivo: tornar o registro de chamadas rápido, intuitivo e acessível mesmo para usuários com baixa familiaridade tecnológica.
Os participantes compreenderam a lógica do fluxo com pouca ou nenhuma necessidade de orientação, reforçando que a simplificação das interações foi uma decisão correta para o contexto da escola. A estrutura visual da chamada também se mostrou eficiente para navegação rápida e repetitiva, fator essencial para o uso diário dos professores.
Nesse teste o objetivo é avaliar a eficiência, clareza e confiança no fluxo de cadastro de alunos em dois cenários: cadastro manual (digitação), cadastro via digitalização (OCR + extração automática) e conferência de dados pessoais de alunos. O perfil principal desse fluxo são as secretárias.
Todos os dados de alunos que aparecem no sistema são fictícios e não representam dados de alunos reais da escola.
Início do fluxo de adicionar alunos com as duas escolhas de opções de cadastro.
Digitalização mais eficiente
O cadastro por digitalização levou aproximadamente metade do tempo do cadastro manual durante a sessão, demonstrando o potencial do OCR para agilizar a rotina administrativa.
Sendo:
Cadastro manual: ~8 minutos
Cadastro por digitalização: ~4 minutos
Infelizmente perdi a gravação da secretaria testando os 2 fluxos 😭😭 mas ela se saiu bem no teste sem muitas dificuldades.
Nesse teste o objetivo é validar se a secretaria consegue localizar, entender e adicionar justificativas de falta no perfil de um aluno de forma simples, rápida e sem confusão.
Também buscamos validar se o sistema comunica corretamente a alteração de status da ausência para “Justificado”, garantindo clareza e rastreabilidade do histórico.
Todos os dados de alunos que aparecem no sistema são fictícios e não representam dados de alunos reais da escola.
Screenshot da tela onde adiciona as Justificativas de faltas.
Dificuldade para acessar o histórico
A secretaria hesitou ao tentar acessar o histórico completo de presenças, indicando que o botão não comunicava claramente sua interatividade.
Direção de melhoria: reforçar a aparência clicável e a hierarquia da ação.
Justificativas fora do contexto esperado
A participante passou pela aba de anexos sem perceber o card de justificativas de faltas.
A secretaria naturalmente associava justificativas ao histórico de faltas, não à aba de documentos.
Melhorias
Com base na descoberta da funcionalidade de justificativas de faltas, a funcionalidade foi reposicionada e removida da aba de anexos, foi centralizada dentro do histórico de presença e contextualizada no momento correto de uso
Essa mudança tornou o fluxo mais natural e alinhado à expectativa do usuário.
Tela com card de Justificativas de Faltas dentro da aba "Anexos". Usuário passa despercebido.
Criei uma nova aba "Frequência" onde aparecerá os registros recentes e ao clicar no botão "Ver histórico completo" é redirecionado para a página de histórico completo pessoal do aluno.
Página nova com Histórico Pessoal de Frequência.
Aprendizados
Conduzir testes de usabilidade e iterar sobre o produto é de suma importância, assim descobrimos algum impedimento, ajustamos, testamos e iteramos, trazendo insights valiosos para o desenvolvimento do produto.
“Errar não é o problema, o problema é não saber que está errado”
Próximo projeto
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